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不備だらけのメールを書いてしまう、3つの深い理由とは?


風花塾では、ブログという自分メディアを有効に活用する方法をお伝えしています。

メインの媒体はブログだから、メール(電子メール)はどうでもよいかというと、決してそうではありません。

メール文もまともに書けない人が、インターネットで成功するわけがない、と私は確信しています。

風花塾が始まったのですが、塾生さんからいただくメールに不備が多すぎて困惑しているのですね。

どうやら、このことには、深刻な問題が潜んでいるようなのです。

メールの不備を解消できない、深い理由とは?

今期は、クラスが多く、講師も4人に増えたので、メールの送り方も複雑になっていることは確かです。

しかし、難しいことは何も要求していません。ごく当たり前な、常識的なことを、お願いしているまでです。

何度かアナウンスを繰り返せば、不備のあるメールは来なくなる、そう高をくくっていたのですが、問題は想像以上に深刻でした。

正しいメールが書けない、どうしてもメールの不備をなくせない、そこには深い理由があることに、ようやく気付いたのでした。

メールを正しく書けないのは、重大な3つの要素が不足しているからなのです。

これらの不足を解消するには、ひょっとすると、相当な時間を要する、そんな予感さえしてきました。

3つの不足は、致命傷になりかねません。

何度メールを書いても不備が出てきてしまうのは、以下の3つの要素が不足しているからです。

1)認識不足

2)経験不足

3)想像力不足

では、1つひとつ解説してみますね。

1)認識不足

多くの人は、メールなんて適当でいいと思っているようです。送ってさえおけば、あとは受け手の方がよろしく対応してくれるだろう、ぐらいに軽く考えています。

これは深刻な認識不足だと言わざる得ません。

相手に伝えたいことを正確に伝え、自分が相手にしてほしいことをしてもらうためには、それなりの努力と配慮が必要になります。

相手が対応に困るような、また相手に不快感を覚えるようなメールを書いているうちは、とてもインターネットで成功することはできません。

つまり「メール文の書き方とその送信方法」は非常に大事であり、真剣に取り組まなければいけないのです。

メール文の正しい書き方の習得は、優先順位の高いことであり、決して軽視してはいけません。

インターネットで自己表現したり、ビジネス展開しようと思っている人は、例外なく、正しくメール文を書くべきです。

その認識をまず持たないと、メール文が上達することはありません。

2)経験不足

なぜ、無神経なメールを送りつけ、平然としていられるのか?

それは、ご自身が無神経メールを送られ、そのメールへの対応に苦慮し、さんざん迷惑をかけられたという経験がないからです。

インターネットビジネスの基本は「自分が嫌なことは他人にしない。自分がやってもらいたいことはすすんでやること」にあります。

不親切なメール、無配慮なメールを受け取った時、非常に嫌な感じがしますよね。そういう嫌な思いをメールの受け手にさせないように心がけてください。

例えば、受け取ったメールが、誰に向かって送られ、自分とどんな関係にある誰が送っているのかが最初にわからなければ、とてもメールを最後まで読む気にはなりませんよね。

そうならないためには、冒頭に、宛名を書くこと。例えば「山田花子様」と明記するのです。そして自分が誰なのかを正式に名乗ることです。

メールはビジネス文書だと思ってください。ツッターやFacebookとは違います。相手は赤の他人であり、失礼があったら、自分の期待する行動を相手は起こしてくれませんよ。

嫌な思いをしたことがないから、あるいは少ないから、相手にどんな配慮をしたら良いのかがわからないのでしょう。

その意味で、正しく適切なメールを書けるようになるためには、事務手続きやサポートの窓口にご自身がなって、大量のメールに対応する経験を積むしかない、とも言えます。

例えば、メールの受け手にちょっとした言葉尻をとられてクレームをつけられ、裁判にまでエスカレートしてしまったとか、そういう苦い体験があれば、言葉のはしばしに神経を配るようになるでしょう。

ただ、誰もがそういう経験ができるわけがありませんよね。その経験不足を補うのが、実は「想像力」なのです。

3)想像力不足

まったく経験がなければ、想像力もはたらきません。しかし、少なくても、経験がゼロでなければ、自分の意識の持ち方次第で、想像力を全開にすることができます。

実はこの「想像力」こそ、コミュニケーションに最も必要な要素なのです。

メールひとつで命を落とす、とまでは言いませんが、無神経なメール1本で重大なことを失うことは珍しくありません。

ですから、ご自身が書き上げたメールを送信する前に、必ず、以下のことを確認してください。

メールを送信する前に、確認してほしいことは、以下のとおりです。

このメールでだいじょうぶだろうかと考える。

相手が対応に困らないだろうか。

不快にならないだろうか。

クレームをつけられることはないだろうか。

自分の意図は正確に伝わっているだろうか。

自分が期待している行動を相手は起こしてくれるだろうか。

くれぐれも、一度書いて、読み返しもしないで送信しないことです。

メール文のポイントは3つ。

●必要不可欠な情報は必ず入れる。

宛名、差出人名(本名をフルネームで)、受取人と関係、本人証明となるデータなどです。

●くどくどしく書かない。

メールの受取人は不特定多数のメールを受け取っていることを想像してください。大量のメールに対応しなければいけない人間に対し、くどくどしい文面(何を言いたいのかが即解できない文面)を送りつけたら、嫌がられるのは当然です。

そういう、くどくどしいメールに限って、ご自身の状況についての具体的な説明が欠けているものです。

必要なことは書いていないのに、やたらと長い文面ほど、対応に窮するメール文はありません。

●用件は最小限にしぼる。

一本のメールで、あれもこれも書こうとする人がいます。1本のメールで用件は最大3件と心得てください。

それ以上の用件を書けば、受け手に過負担を与えることになり、充分な対応をしてもらえないことも起こりうるのです。

それと「ついでにこれも書いておこう」としないでください。メールには「件名」が必要です。その「件名」と関係のないことは基本的に書いてはいけません。

性質の異なる用件がある場合には、新たに「件名」を立てて、別のメールを書いて、それを送信するべきです。

いかがでしたでしょうか。

以上のことを踏まえ、こちらの「メール文の書き方」をもう一度ご確認ください。

風花シリーズをアフィリエイトする方法

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